Workflows en SharePoint mit Power Automate und KI meistern

Schluss mit dem ewigen E-Mail-Pingpong und den Excel-Listen, die sowieso nie aktuell sind! Wenn Sie SharePoint nur als bessere Festplatte nutzen, lassen Sie pures Gold auf der Straße liegen. Die Automatisierung mit SharePoint Workflows ist kein nettes Extra, sondern der Game-Changer, der Ihrem Team den Rücken für die wirklich wichtigen Aufgaben freihält.

Warum SharePoint Workflows Ihr Business nach vorne katapultieren

Stellen Sie sich mal den Klassiker vor: die Freigabe neuer Marketingmaterialien. Normalerweise ein Albtraum aus endlosen E-Mail-Ketten, unklaren Dateiversionen und der ständigen Frage: „Wer war jetzt nochmal dran?“ Ein clever aufgesetzter SharePoint Workflow macht aus diesem Chaos einen butterweichen, vollautomatischen Prozess.

Ein Kollege lädt die fertige Broschüre in die richtige SharePoint-Bibliothek hoch. Bumm, der Workflow startet! Er schnappt sich automatisch den zuständigen Marketingleiter und schickt ihm eine Benachrichtigung direkt in Microsoft Teams, natürlich mit einer Vorschau des Dokuments. Ein Klick auf „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ genügt.

Der sofort spürbare Unterschied im Arbeitsalltag

Wird die Broschüre genehmigt, schiebt der Workflow sie von selbst in den finalen Ordner, der für alle zugänglich ist. Gleichzeitig ändert sich der Status der Datei für das ganze Team sichtbar auf „Freigegeben“. Plötzlich wird SharePoint zur Kommandozentrale Ihrer Zusammenarbeit, angetrieben von einer Automatisierung, die wirklich mitdenkt.

Dieses kleine Beispiel zeigt sofort, was Sache ist:

• Keine Fehler mehr: Manuelle Übergaben und Missverständnisse gehören der Vergangenheit an.
• Volle Transparenz: Jeder weiß auf einen Blick, wo ein Vorgang gerade steht.
• Irres Tempo: Freigaben, die früher Tage gekostet haben, sind jetzt eine Sache von Minuten.
• Fokus aufs Wesentliche: Ihre Leute können endlich wieder kreativ und strategisch arbeiten, statt Prozessen hinterherzujagen.

SharePoint ist kein Friedhof für Dokumente. Es ist eine lebendige Plattform, die Ihre Geschäftsprozesse steuert. Und Workflows sind der Motor, der alles am Laufen hält und Ihr Team entlastet.

Ein riesiges Potenzial, das nur darauf wartet, genutzt zu werden

Gerade in Deutschland ist das Potenzial gigantisch, denn die technische Grundlage ist bei fast jedem vorhanden. Eine Studie hat gezeigt, dass rund 85 Prozent der Unternehmen hierzulande Microsoft Office im Einsatz haben. SharePoint ist damit quasi fester Bestandteil der IT-Landschaft und ein riesiger, oft ungenutzter Hebel für bessere Prozesse. Die konsequente Digitalisierung von Prozessen ist hier der logische und entscheidende nächste Schritt.

Durch die smarte Verbindung der Tools, die Sie ohnehin schon nutzen, können Sie enorme Effizienzsprünge machen. Wollen Sie tiefer ins Thema einsteigen? In unserem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie erfolgreich Prozesse automatisieren.

Die Frage ist also nicht ob, sondern wie schnell Sie mit SharePoint Workflows durchstarten. Es ist der absolut logische Schritt, um das Maximum aus Ihrer bestehenden IT herauszuholen und Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen – agiler, effizienter und am Ende einfach erfolgreicher.

Schluss mit dem SharePoint Designer – Es ist höchste Zeit für den Abschied!

Ganz ehrlich: Wenn Sie heute noch workflows en sharepoint mit dem guten alten SharePoint Designer basteln, dann haben Sie den Wecker vielleicht überhört. Dieses Tool war mal ein echtes Arbeitstier, keine Frage. Aber seine Zeit ist abgelaufen, und zwar endgültig. Daran festzuhalten ist nicht nur ein technisches Risiko, es ist eine handfeste Bremse für die Zukunft Ihres Unternehmens.

Der Abschied vom SharePoint Designer ist aber keine lästige Pflicht, sondern eine riesige strategische Chance. Stellen Sie es sich so vor: Sie verlassen eine kleine, isolierte Insel der Automatisierung und betreten einen riesigen Kontinent voller vernetzter Möglichkeiten, die Ihr Unternehmen wirklich nach vorne katapultieren.

Die schmerzhaften Grenzen der alten Workflows

Die alten 2010er- und 2013er-Workflows fühlen sich heute einfach nur noch schwerfällig an. Sie sind unflexibel und komplett in ihrer eigenen kleinen SharePoint-Welt gefangen.

Die größten Schmerzpunkte kennen Sie sicher aus eigener Erfahrung:

• Keine Verbindung zur Außenwelt: Mal eben Daten aus Salesforce ziehen oder eine Nachricht in einen Slack-Kanal posten? Fehlanzeige. Die Prozesse bleiben in der SharePoint-Blase stecken und ignorieren den Rest Ihrer Tool-Landschaft.
• Wartung? Ein Albtraum! Jede noch so kleine Änderung ist ein krampfhafter Akt, der Zeit, Nerven und oft tiefes Spezialwissen erfordert. Schnell mal einen Schritt anpassen? Vergessen Sie's.
• Unterwegs geht gar nichts: Diese Workflows wurden für eine reine Desktop-Welt gebaut. Eine Genehmigung schnell vom Handy aus erteilen? Das endet meist in Frust und umständlichen Workarounds.
• Eine Oberfläche aus der Steinzeit: Der Designer selbst ist alles andere als einladend. Für neue Kolleginnen und Kollegen ist das Ding eine Zumutung und eine echte Hürde.

Diese Liste macht es überdeutlich: Der Wechsel ist keine Empfehlung mehr, er ist für jedes zukunftsfähige Unternehmen ein absolutes Muss.

Der wahre Nachteil des SharePoint Designers ist nicht, was er nicht kann. Es ist, was er Sie daran hindert zu tun: Eine wirklich integrierte und intelligente Automatisierung aufzubauen, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst.

Für deutsche Unternehmen tickt die Uhr jetzt besonders laut: Microsoft beendet den Support für SharePoint 2013-Workflows schrittweise und zieht am 2. April 2026 endgültig den Stecker. Wenn bei Ihnen also noch SharePoint Designer Workflows laufen, wird die Migration zu Power Automate zur Top-Priorität. Alle Details zu dieser wichtigen Ankündigung finden Sie direkt bei Microsoft.

Power Automate: Die logische und bessere Zukunft

Und hier kommt Power Automate (früher als Microsoft Flow bekannt) auf die Bühne – und es ist so viel mehr als nur ein Ersatz. Es ist ein Quantensprung. Power Automate ist eine moderne, cloud-basierte Plattform, die von Grund auf für die vernetzte Arbeitswelt von heute entwickelt wurde. Sie ist das pulsierende Herz der Automatisierung im gesamten Microsoft 365-Universum.

Werfen wir mal einen direkten Blick auf die Fakten. Die folgende Tabelle zeigt, warum die Entscheidung eigentlich keine mehr ist.

SharePoint Designer im Vergleich zu Power Automate

Diese Tabelle stellt die wichtigsten Unterschiede und Vorteile von Power Automate gegenüber den veralteten SharePoint Designer Workflows dar, um die Notwendigkeit der Migration zu verdeutlichen.

Die Gegenüberstellung spricht Bände: Während der SharePoint Designer eine Sackgasse ist, reißt Power Automate die Tore zu unzähligen neuen Automatisierungsmöglichkeiten auf.

Der Wechsel ist Ihre Chance, bestehende Prozesse nicht nur 1:1 zu übertragen, sondern sie endlich richtig gut zu machen. Sie können abteilungsübergreifende workflows en sharepoint bauen, die den Namen auch verdienen – von der ersten Kundenanfrage im CRM bis zur finalen Rechnung im ERP-System. Das ist auch die perfekte Grundlage, um später intelligente Helfer wie innoGPT nahtlos anzudocken und Ihre Prozesse mit echter KI zu befeuern. Warten Sie nicht länger – der beste Zeitpunkt für den Umstieg ist genau jetzt

Ihr erster Power Automate Workflow – packen wir's an!

So, genug der grauen Theorie – jetzt wird's richtig spannend! Wir krempeln die Ärmel hoch und bauen gemeinsam Ihren allerersten SharePoint Workflow mit Power Automate. Aber keine Angst, das wird kein langweiliges Abklicken von Menüpunkten. Ich zeige Ihnen ein echtes Szenario aus der Praxis, das Sie sofort für sich nutzen und anpassen können.

Stellen Sie sich folgende, alltägliche Situation vor: Jemand lädt ein neues Dokument in eine SharePoint-Bibliothek hoch. Unser Workflow, oder "Flow", merkt das sofort. Er schickt aber nicht nur eine schnöde E-Mail, sondern postet eine schicke, interaktive Karte direkt in den Microsoft Teams Kanal des zuständigen Teamleiters. Der kann dann mit einem einzigen Klick sagen: „Passt, ist genehmigt!“ oder „Bitte nochmal drüberschauen“.

Das steckt hinter unserem Praxis-Beispiel

Aber das ist erst der Anfang. Die wahre Magie passiert, nachdem der Klick auf „Genehmigen“ erfolgt ist. Der Flow schnappt sich das Dokument und verschiebt es vollautomatisch in ein separates Archivverzeichnis für finale Versionen. Gleichzeitig ändert er in der ursprünglichen Liste den Status auf „Freigegeben“. Jeder im Team weiß also sofort Bescheid. Genial, oder? So einfach schaffen wir Transparenz und einen Prozess, der quasi von selbst läuft.

Genau solche cleveren Automatisierungen sind es, die die digitale Transformation in deutschen Unternehmen wirklich vorantreiben. Ein Finanzdienstleister hat zum Beispiel seine komplette Rechnungsverarbeitung mit SharePoint Workflows auf den Kopf gestellt. Das Ergebnis? Weniger Papierkram und eine drastisch verkürzte Bearbeitungszeit. Das zeigt perfekt, wie manuelle Arbeitsschritte eliminiert und die Effizienz durch die Decke geht. Solche und weitere Erfolgsgeschichten aus der Praxis finden Sie auf stuttgarter-sharepointforum.de.

So erwecken wir den Flow-Designer zum Leben

Bereit? Dann starten wir jetzt Power Automate. Die Oberfläche ist super intuitiv und führt Sie visuell durch den ganzen Aufbau. Jeder Flow basiert auf zwei einfachen Bausteinen: einem Trigger (dem Auslöser) und den Aktionen (dem, was danach passieren soll).

• Der Trigger: Unser Startschuss ist klar: „Wenn eine Datei in einem Ordner erstellt wird“. Dafür schnappen wir uns den SharePoint-Connector und wählen genau diesen Auslöser. Dann müssen wir Power Automate nur noch kurz verraten, auf welcher SharePoint-Seite und in welcher Bibliothek es aufpassen soll.
• Die Aktionen: Jetzt ketten wir die Ereignisse aneinander. Als Erstes fügen wir eine Aktion hinzu, die eine Genehmigung startet und sie direkt in einen Teams-Kanal postet. Das Coole daran: Wir können dynamische Inhalte aus dem Trigger nutzen, zum Beispiel den Dateinamen oder einen direkten Link zum Dokument.

Diese Infografik zeigt super, wie der Weg von alten, starren Prozessen hin zu einer modernen, cloud-basierten Automatisierung aussieht.

Man erkennt sofort: Der Wechsel zu Power Automate ist nicht nur ein neues Werkzeug, sondern ein riesiger Sprung in eine flexiblere und vernetztere Arbeitswelt.

Jetzt kommt die Logik ins Spiel: Bedingungen

Und jetzt wird's clever. Nachdem die Genehmigungsanfrage raus ist, brauchen wir eine Gabelung im Weg – eine sogenannte Bedingung. Sie checkt ganz einfach die Antwort des Teamleiters. Die Logik dahinter ist simpel: „Wenn die Antwort ‚Genehmigen‘ lautet, DANN tue dies…“.

• Der Ja-Zweig: Wird genehmigt, fügen wir zwei Aktionen hinzu. Erstens die Aktion „Datei verschieben“, um das Dokument ins finale Archiv zu packen. Direkt danach kommt die Aktion „Element aktualisieren“, die den Status in der ursprünglichen Liste auf „Freigegeben“ setzt.
• Der Nein-Zweig: Wird die Genehmigung verweigert, könnten wir eine automatische E-Mail an den Ersteller des Dokuments schicken, mit der Bitte um Überarbeitung. Für unser erstes Beispiel lassen wir diesen Zweig aber einfach mal leer.

Mein ganz persönlicher Profi-Tipp: Geben Sie Ihren einzelnen Schritten im Flow immer sprechende Namen! Statt dem generischen „Bedingung“ nennen Sie den Schritt doch „Prüfen, ob Freigabe erteilt wurde“. Das ist eine Sache von Sekunden, aber Sie und Ihre Kollegen werden Ihnen noch in Monaten dankbar sein, weil jeder den Flow sofort versteht.

Das ist das Tolle an Power Automate: Sie klicken sich komplexe Logik zusammen, ohne auch nur eine Zeile Code anfassen zu müssen.

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben soeben nicht nur ein Konzept verstanden, sondern einen echten, funktionierenden und automatisierten Genehmigungs-Workflow gebaut. Sie wissen jetzt, wie man einen Auslöser festlegt, Aktionen aneinanderreiht und mit logischen Verzweigungen das Ergebnis steuert. Das ist die perfekte Grundlage, um richtig durchzustarten. Experimentieren Sie, bauen Sie weitere Schritte ein, binden Sie andere Tools an – die Möglichkeiten sind gigantisch. Mit diesem Wissen sind Sie bestens gerüstet, die Prozesse in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu verbessern

Fortgeschrittene Techniken für absolut robuste Automatisierungen

Die Grundlagen sitzen? Fantastisch! Dann schnallen Sie sich an, denn jetzt heben wir Ihre workflows en sharepoint auf ein komplett neues Level. Ein einfacher Flow, der bei Sonnenschein funktioniert, ist das eine. Aber die wahre Kunst liegt darin, eine bombenfeste, unternehmenskritische Automatisierung zu bauen, die auch dann noch steht, wenn mal ein Sturm aufzieht. Genau hier trennt sich die Spreu vom Weizen.

Wir tauchen jetzt richtig tief ein. Es geht um die Kniffe, die Ihre Flows nicht nur cleverer, sondern vor allem widerstandsfähiger und zukunftssicher machen. Das Ziel? Prozesse zu schmieden, die nicht beim ersten kleinen Problemchen die Segel streichen.

Fehlerbehandlung: die Lebensversicherung für Ihre Flows

Mal angenommen, Ihr Flow soll Daten an ein externes System wie SAP oder Salesforce schicken, doch der Server dort ist gerade im Kaffeepäuschen – also nicht erreichbar. Ein naiv gebauter Flow würde einfach mit einem Fehler abbrechen. Der Prozess stoppt, die Daten sind im Nirwana und womöglich merkt es stundenlang keiner. Ein absolutes No-Go für jeden wichtigen Geschäftsprozess!

Eine professionelle Fehlerbehandlung ist hier Ihre ultimative Lebensversicherung. In Power Automate gibt es dafür die geniale „Ausführen nach“-Einstellung. Damit können Sie für jeden kritischen Schritt einen alternativen Pfad definieren, der nur dann aktiviert wird, wenn der Hauptweg in einer Sackgasse endet.

Was könnten Sie in so einem Fall also tun?

• Sofort Alarm schlagen: Informieren Sie einen Admin per E-Mail oder Teams-Nachricht über das Problem. Am besten direkt mit der Fehlermeldung und einem Link zum betroffenen Flow-Lauf, damit er sofort weiß, wo es brennt.
• Eine zweite (und dritte) Chance geben: Bauen Sie eine Schleife („Do until“) ein, die den fehlgeschlagenen Schritt einfach ein paar Mal in bestimmten Abständen wiederholt. Oft sind externe Dienste ja nur ganz kurz weg vom Fenster.
• Daten in Sicherheit bringen: Wenn es hart auf hart kommt, schreiben Sie die Daten in eine separate SharePoint-Liste mit dem Status „Fehler“. So geht absolut nichts verloren und der Prozess kann später manuell oder automatisch neu angestoßen werden.

Ein wirklich robuster Workflow rechnet von Anfang an mit dem Scheitern. Er bricht nicht panisch ab, sondern reagiert intelligent, informiert die richtigen Leute und sichert wertvolle Daten. Das ist der gewaltige Unterschied zwischen einer netten Spielerei und einer echten Business-Lösung.

Parallele Prozesse für blitzschnelle Entscheidungen

Warum sollte ein ganzer Prozess stillstehen, nur weil eine von drei Abteilungen noch auf ihre Genehmigung drückt? Bei vielen Freigaben müssen gleich mehrere Leute ihr Go geben – Recht, Marketing, Finanzen, Sie kennen das Spiel. Wenn die nacheinander abnicken müssen, wird der Prozess zur reinsten Geduldsprobe.

Power Automate löst das unglaublich elegant mit der Aktion „Parallelen Zweig hinzufügen“. Damit schicken Sie die Genehmigungsanfragen einfach gleichzeitig an alle raus. Der Workflow lehnt sich dann entspannt zurück und wartet, bis alle geantwortet haben, bevor er weitermacht. Das katapultiert die Entscheidungsfindung nach vorn und macht das gesamte Unternehmen spürbar agiler.

Dynamische Rechte und smarte Child Flows

Ein weiterer Meilenstein für professionelle workflows en sharepoint ist die Fähigkeit, Prozesse modular aufzubauen und Berechtigungen clever zu steuern.

Sicherheit geht vor, immer: Nicht jeder Flow sollte von jedem x-beliebigen Mitarbeiter gestartet werden können. Sie können die Berechtigungen eines Flows so festzurren, dass er nur von Mitgliedern einer bestimmten SharePoint-Gruppe oder den Besitzern der Liste ausgeführt werden kann. Das verhindert unbefugte Prozessstarts und schützt sensible Abläufe.

Bauen Sie modular mit Child Flows: Stellen Sie sich vor, Sie haben einen komplexen Logikblock, der zum Beispiel einen perfekt strukturierten Projektordner mit Unterordnern und Berechtigungen anlegt. Diesen Block brauchen Sie in zehn verschiedenen Flows. Anstatt ihn zehnmal zu kopieren (und bei Änderungen zehnmal anzupassen!), bauen Sie ihn nur ein einziges Mal als separaten „Child Flow“. Ihre Haupt-Flows rufen diesen kleinen Helfer dann einfach auf und geben ihm die nötigen Infos mit. Das hält Ihre Automatisierungen unfassbar schlank, übersichtlich und wartungsfreundlich. Es ist das Prinzip der Wiederverwendbarkeit, perfekt umgesetzt für Ihre Prozesslandschaft.

Intelligente SharePoint Workflows mit KI-Integration

Stellen Sie sich mal vor, Ihre workflows en sharepoint arbeiten nicht mehr nur stur ihre Aufgaben ab. Was, wenn sie plötzlich mitdenken, den Inhalt von Dokumenten verstehen und daraus wertvolle Erkenntnisse zaubern könnten? Das ist keine Zukunftsmusik mehr! Genau das passiert, wenn Sie KI wie innoGPT in Ihre SharePoint-Prozesse einbauen.

Hier machen wir den Sprung von der reinen Befehlsausführung zur intelligenten Prozesssteuerung. Ihre Automatisierungen werden von einfachen Arbeitstieren zu proaktiven, digitalen Kollegen, die wirklich einen Mehrwert schaffen.

Von der reinen Ausführung zur intelligenten Analyse

Ein klassischer Workflow ist ziemlich reaktiv: Ein Dokument wird hochgeladen, eine Benachrichtigung geht raus. Fertig. Ein KI-gestützter Workflow ist dagegen proaktiv. Er „öffnet“ das Dokument, versteht den Inhalt und leitet darauf basierend viel klügere Aktionen ein.

Nehmen wir ein Beispiel aus dem Service-Alltag. Ein Kunde schickt eine Support-Anfrage, die automatisch in einer SharePoint-Liste landet. Bisher wurde hier vielleicht ein einfacher Flow gestartet, der das Ticket irgendeinem Agenten zuweist. Mit KI wird daraus ein echter Power-Prozess!

Der neue Flow wird getriggert und legt sofort los:

• Analyse der Anfrage: Er schickt den E-Mail-Text direkt an innoGPT.
• Intelligente Kategorisierung: Die KI liest den Inhalt und erkennt sofort: Ist das ein technisches Problem, eine Rechnungsfrage oder eine Kündigung?
• Bewertung der Dringlichkeit: Anhand von Schlüsselwörtern wie „dringend“, „sofort“ oder „Systemausfall“ stuft die KI die Priorität des Tickets ein.
• Erstellung einer Zusammenfassung: innoGPT fasst das komplette Kundenanliegen in drei knackigen Sätzen zusammen.
• Gezielte Zuweisung: Der Flow aktualisiert das SharePoint-Element mit Kategorie, Priorität und Zusammenfassung und weist es dann direkt dem richtigen Fachteam zu.

Das Service-Team bekommt also kein rohes Ticket mehr, sondern eine bereits vorqualifizierte und perfekt aufbereitete Aufgabe. Das spart bei jeder einzelnen Anfrage wertvolle Minuten!

Rechtssicherheit und Effizienz durch KI im Vertragswesen

Ein weiteres explosives Einsatzfeld ist die Vertragsprüfung in der Rechtsabteilung. Stellen Sie sich vor: Ein neuer Vertrag landet als PDF in einer SharePoint-Bibliothek. Der alte Flow hätte ihn einfach nur zur manuellen Prüfung weitergeleitet. Der KI-Workflow krempelt diesen Prozess komplett um.

Auf dem Weg zur Rechtsabteilung passiert die Magie: innoGPT extrahiert automatisch die wichtigsten Klauseln, identifiziert potenzielle Risiken und gleicht das Dokument mit internen Richtlinien ab. Ihre Juristen bekommen also nicht nur das Dokument, sondern eine fertige Analyse der kritischsten Punkte. Das ist nicht nur eine gigantische Zeitersparnis, sondern erhöht auch die Prozesssicherheit ungemein.

Der entscheidende Vorteil: KI-Tools wie innoGPT arbeiten DSGVO-konform und sicher innerhalb Ihrer eigenen Infrastruktur. Sensible Vertragsdaten verlassen niemals Ihr Unternehmen – ein absolutes Muss für jede Rechts- oder Compliance-Abteilung.

Wie Sie KI in Ihre Flows integrieren

Die gute Nachricht: KI an Ihre workflows en sharepoint anzudocken, ist überraschend unkompliziert. Die Schaltzentrale dafür ist in der Regel Power Automate.

Es gibt im Grunde zwei Wege, um diese Superkraft zu entfesseln:

1. Vorgefertigte Konnektoren: Viele KI-Dienste, darunter Microsofts eigene Copilot-Funktionen oder spezialisierte Anbieter, bringen fertige Power Automate Konnektoren mit. Damit fügen Sie Aktionen wie „Text zusammenfassen“ oder „Sentiment analysieren“ einfach per Klick in Ihren Flow ein.
2. HTTP-Anfragen (APIs): Für maximale Flexibilität nutzen Sie die Aktion „HTTP-Anfrage senden“ in Power Automate. Damit können Sie jede beliebige KI-API ansprechen – zum Beispiel ein maßgeschneidertes, unternehmensinternes innoGPT, um Texte gegen Ihr eigenes Corporate Wording prüfen zu lassen.

Die folgende Tabelle zeigt, welchen gewaltigen Mehrwert die KI-Integration in verschiedenen Unternehmensbereichen bringt.

Anwendungsszenarien für KI-gestützte SharePoint Workflows

Diese Tabelle zeigt konkrete Beispiele, wie die Integration von KI (z.B. innoGPT) traditionelle SharePoint-Workflows aufwertet und neue Möglichkeiten schafft.

Wie Sie sehen, sind die Möglichkeiten wirklich beeindruckend.

Die Integration von künstlicher Intelligenz ist der nächste logische Schritt für Ihre Automatisierungsstrategie. Sie sparen nicht nur Zeit bei Routineaufgaben, sondern heben die Qualität und Intelligenz Ihrer gesamten Geschäftsprozesse auf ein neues Level. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie workflows en sharepoint perfekt zusammenspielen? Dann könnte unser Artikel über Workflow- und SharePoint-Integration genau das Richtige für Sie sein.

Fragen aus der Praxis: Was Sie schon immer über SharePoint Workflows wissen wollten

Im Laufe der Jahre haben wir unzählige SharePoint-Projekte begleitet. Dabei tauchen immer wieder die gleichen Fragen auf, wenn es um das Thema Workflows geht. Das ist absolut verständlich, denn die Möglichkeiten sind gewaltig! Hier habe ich die wichtigsten Fragen für Sie gesammelt und beantworte sie – ganz direkt und ohne Fachchinesisch.

Geht das auch ohne Power Automate?

Kurz und knapp: Nein, nicht mehr wirklich. Wenn Sie moderne, zukunftsfähige Workflows in SharePoint Online bauen wollen, ist Power Automate das Werkzeug der Wahl. Microsoft hat hier ganz klar die Weichen gestellt.

Klar, der alte SharePoint Designer geistert noch in manchen Köpfen herum, aber seine Zeit ist abgelaufen. Er wird nicht mehr weiterentwickelt und der Support endet bald. Betrachten Sie den Wechsel aber nicht als Zwang, sondern als riesige Chance! Power Automate ist nicht nur einfacher zu bedienen, sondern öffnet mit seinen hunderten von Konnektoren Türen zu ganz neuen Welten – das war mit dem alten Designer schlicht unvorstellbar.

Was kostet mich der ganze Spaß mit Power Automate?

Jetzt kommt die gute Nachricht: Wahrscheinlich erstmal gar nichts extra! Für die allermeisten klassischen SharePoint Workflows sind die nötigen Power Automate-Funktionen schon in Ihrer Microsoft 365 Business- oder Enterprise-Lizenz enthalten. Das gilt für alles, was sich innerhalb der M365-Welt abspielt – also Verbindungen zu SharePoint, Teams, Outlook, OneDrive und Co.

Zusätzliche Kosten fallen erst an, wenn Sie die sogenannten Premium-Konnektoren ins Spiel bringen. Das sind Schnittstellen zu externen Systemen wie SAP, Salesforce oder speziellen Diensten wie Adobe Sign. Dafür braucht man dann eine separate Lizenz pro Nutzer oder pro Flow.

Mein Tipp aus der Praxis: Schauen Sie immer zuerst, was Ihre bestehenden Lizenzen hergeben. Sie werden staunen, wie viele komplexe Prozesse sich schon mit Bordmitteln umsetzen lassen, bevor man auch nur einen Cent für Premium-Features ausgeben muss.

Kann mein Workflow auch mit anderen Tools „reden“?

Aber hallo – und genau das ist die Superkraft von Power Automate! Früher waren SharePoint-Workflows wie Gefangene in ihrer eigenen kleinen Welt. Power Automate reißt diese Mauern ein.

Stellen Sie sich vor: Ein Flow holt sich Kundendaten aus Ihrem CRM, schickt die Rechnungsdaten an Ihr Buchhaltungsprogramm und erstellt parallel eine Aufgabe in Jira für die Projektleitung. Genau solche systemübergreifenden Prozesse sind der Game-Changer und machen Ihre workflows en sharepoint zu einer echten Schaltzentrale für das ganze Unternehmen.

Und was ist mit der Sicherheit meiner Daten in der Cloud?

Eine absolut berechtigte und wichtige Frage! Hier können Sie aber ganz beruhigt sein. Power Automate ist tief in die Sicherheitsarchitektur von Microsoft 365 eingebettet und profitiert von denselben, extrem hohen Standards.

Das heißt ganz konkret:

• Sichere Anmeldung: Jeder Zugriff, egal ob auf SharePoint oder ein anderes Tool, läuft über die gesicherten und verifizierten Benutzerkonten.
• Berechtigungen zählen: Ein Flow hat niemals mehr Rechte als der Benutzer, der ihn ausführt. Wenn ein Mitarbeiter eine bestimmte Bibliothek nicht sehen darf, kann sein Flow von dort auch keine Daten abgreifen. So einfach ist das.
• Top-Verschlüsselung: Alle Daten werden nach modernsten Standards verschlüsselt, sowohl bei der Übertragung als auch wenn sie irgendwo gespeichert sind.

Sie können sich also darauf verlassen, dass Ihre automatisierten Abläufe den gleichen strengen Schutz genießen wie all Ihre anderen Unternehmensdaten in der Microsoft-Cloud.

Wollen Sie jetzt noch einen Schritt weiter gehen und künstliche Intelligenz in Ihre Abläufe bringen? innoGPT lässt sich nahtlos in Ihre SharePoint- und Power Automate-Workflows integrieren. Lassen Sie die KI Dokumente für Sie analysieren, Texte formulieren und Prozesse intelligent steuern – alles DSGVO-konform und sicher in Ihrer eigenen Umgebung. Finden Sie heraus, was möglich ist, und testen Sie uns 7 Tage kostenlos.